Le problème des données de conformité produit.
Vous savez que les données existent quelque part : dans la boîte mail d’un fournisseur, le tableur d’un collègue, un PDF sur un disque partagé. Le problème, c’est que vous ne les voyez pas, que leur collecte prend des semaines et que, lorsque vous les obtenez, quelque chose a déjà changé. Ce livre blanc traite de ce problème, et de la raison pour laquelle il s’aggrave à chaque nouvelle règle.
Une semaine ordinaire
Un distributeur vous demande le taux de contenu recyclé d’une chaise phare pour vendredi. Vous savez avoir répondu à une question similaire l’an dernier, mais pas où se trouve la réponse. Le contact chez le fournisseur a changé. Le tableur que vous retrouvez existe en trois versions, et personne ne sait quel certificat correspond à quel composant. Vous envoyez les e-mails, passez les appels, et jeudi après-midi une réponse arrive dans un autre format que celui demandé.
Personne n’est en faute. C’est ce qui arrive lorsque les données produit sont dispersées et que personne ne peut les voir toutes en même temps.
- Pourriez-vous lister, dès aujourd’hui, ceux de vos produits auxquels il manque une géolocalisation EUDR ou une déclaration REACH valide ?
- Savez-vous quels certificats fournisseurs expirent dans les 90 prochains jours ?
- Si un fournisseur a changé de matériau le mois dernier, sauriez-vous quels produits sont concernés ?
- Combien de personnes dans votre entreprise ont écrit au même fournisseur pour la même information cette année ?
Si l’une de ces réponses vous prend plus de quelques minutes, le problème décrit ci-dessous est aussi le vôtre.
Problème n° 1 : vous ne voyez pas ce que vous avez
La plupart des équipes n’ont pas de vue unique sur leurs données produit. L’information est répartie entre le design, les achats, la qualité, la durabilité et les fournisseurs eux-mêmes, chacun avec ses outils et ses dossiers. Les questions de base – qu’avons-nous, que manque-t-il, qu’est-ce qui est obsolète – ne trouvent donc pas de réponse sans recherche manuelle.
- Vous ne savez quels produits sont prêts pour un règlement qu’au moment de commencer la déclaration
- Les documents existent, mais personne ne sait quel produit, composant ou lot ils couvrent réellement
- Les dates d’expiration sont suivies dans l’agenda de quelqu’un, quand elles le sont
- La direction demande un état des lieux et obtient une estimation, pas une réponse
Cela vous parle ? « On a ça quelque part » est la réponse la plus fréquente à une demande de données.
Problème n° 2 : la collecte est lente et manuelle
Les informations produit sont chez les fournisseurs, souvent à deux ou trois rangs de distance. Les obtenir suppose des e-mails, des appels, des messages et des dossiers partagés, à recommencer pour chaque nouvelle demande. Les fournisseurs reçoivent la même question de plusieurs de vos équipes, dans des formats différents, et répondent chaque fois un peu différemment.
- Les demandes sont floues, les réponses reviennent donc incomplètes ou dans la mauvaise unité
- Relancer les fournisseurs en retard prend plus de temps que vérifier ce qu’ils envoient
- Les données amont, comme l’origine des parcelles ou la teneur en substances, exigent que votre fournisseur interroge le sien, et la piste se perd
- Chaque réponse arrive sous forme de fichier à ressaisir, et non de données exploitables
Cela vous parle ? Votre équipe passe plus de temps à relancer qu’à vérifier.
Problème n° 3 : les données sont obsolètes dès leur collecte
Les produits ne sont pas figés. Les matériaux changent d’une saison à l’autre, les fournisseurs sont remplacés, les certificats expirent et les règlements ajoutent de nouvelles données. Un fichier collecté en mars peut être faux en juin, sans que rien ne vous le signale. La demande suivante repart donc de zéro, et le cycle recommence.
- Un changement de matériau parvient à la conformité des semaines plus tard, quand il y parvient
- Un même produit affiche des chiffres différents sur le site web, dans l’appel d’offres et dans la déclaration
- Personne n’est prévenu lorsqu’un certificat expire ou qu’un fournisseur met à jour une déclaration
- Chaque nouveau règlement déclenche une nouvelle collecte de données que vous aviez déjà en grande partie
Cela vous parle ? Chaque déclaration ressemble à la première.
Pourquoi multiplier les outils aggrave la situation
ESPR et le passeport numérique de produit, EUDR, PPWR, GPSR et CSRD exigent tous des preuves au niveau du produit. Le réflexe naturel est d’adopter un outil par règle. Mais chaque outil conserve sa propre copie des mêmes données produit, collectée séparément, mise à jour séparément et rapprochée à la main. La visibilité se dégrade, la collecte est dupliquée et chaque copie vieillit à son propre rythme. Au regard des règles européennes sur les allégations environnementales, un chiffre dont vous ne pouvez pas retracer la source devient en outre un risque juridique.
Ce qui change avec un référentiel produit unique et maîtrisé
- Visibilité : une vue unique de chaque produit, composant et fournisseur, indiquant ce qui est complet, manquant ou sur le point d’expirer
- Collecte : une demande structurée par fournisseur, construite à partir de la nomenclature (BOM), avec relances automatiques et réponses intégrées directement à la fiche produit
- Mises à jour : lorsqu’un matériau, un fournisseur ou un certificat change, le référentiel est mis à jour une seule fois et chaque produit, déclaration et passeport qui en dépend suit
- Réutilisation : chaque donnée est collectée une fois et réutilisée pour le DPP, l’EUDR, le PPWR, l’ACV, les rapports et les ventes, avec sa source conservée