Des demandes fournisseurs qui deviennent des données produit réutilisables.
L’essentiel du travail de conformité est en réalité de la collecte de données, et il reste souvent bloqué dans une boîte mail. Keystone transforme chaque demande en données structurées dans la fiche produit et permet aux fournisseurs de réutiliser leurs réponses : chaque campagne va plus vite, au lieu de repartir de zéro.
Quand la boîte mail devient le goulot d’étranglement
Le problème : six équipes demandent par e-mail les mêmes informations au même fournisseur, dans six formats différents ; les réponses arrivent en PDF et en captures d’écran, et rien n’est réutilisé. Chaque nouvelle règle relance tout le cycle.
Keystone remplace tout cela par une seule demande par composant, à laquelle on répond une fois, suivie jusqu’à son terme.
D’une demande unique à une fiche partagée
- Définir le besoin : choisissez le composant et les champs exacts qu’exige une réglementation ou un acheteur, plutôt qu’un formulaire vierge
- Faciliter la réponse : le fournisseur ne voit que ce qui le concerne, dans sa langue
- Remonter la chaîne : les demandes passent de rang en rang jusqu’à celui qui détient réellement la donnée
- Suivre : relances et statuts, pour savoir qui a répondu et ce qui reste en attente
- Contrôler en contexte : les réponses sont rattachées au bon composant, matériau et site, et signalées en cas d’incohérence
- Réutiliser : les fournisseurs conservent leurs données dans Keystone et les réutilisent pour votre prochaine demande, comme pour leurs autres clients
Une demande qui fonctionne pour tous
- Personnalisable : adaptez chaque demande au composant, à la réglementation et au fournisseur
- Réponses prédéfinies en option : une liste fermée de choix pour limiter les écarts et réduire les erreurs
- Un lien sécurisé transférable, envoyé par e-mail ou SMS avec connexion facultative, que le fournisseur peut relayer plus haut dans sa propre chaîne
- Multilingue : présentée dans la langue du fournisseur, pour que rien ne se perde en traduction
Une demande utile comprend
- Le composant et son produit parent, pour que la réponse soit rattachée à la nomenclature
- Les champs précis et les justificatifs attendus (un certificat, un rapport d’essai, une géolocalisation)
- Un motif et une échéance liés à la déclaration ou à l’acheteur concerné
Exemple concret : une gamme de chaises, un changement de matériau
Un fournisseur change la mousse d’une chaise. Une seule demande part pour obtenir les données de substances et d’origine de la nouvelle mousse ; la réponse met à jour le composant une fois et se répercute sur chaque référence (SKU) et chaque lot qui l’utilisent, ainsi que sur les preuves DPP, ACV et EUDR qui en dépendent.